Déclaration de Protection de la Vie Privée

Déclaration de Protection de la Vie Privée pour les avocats aux clients et aux tiers

Version 29.04.2021

 

Votre vie privée est importante pour nous.

Nous traitons vos données à caractère personnel conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (" RGPD "), ainsi que la présente déclaration de protection de la vie privée.

Cette déclaration de protection de la vie privée vous fournit plus d'informations sur les données à caractère personnel que nous traitons, pourquoi nous les traitons, comment nous les obtenons, combien de temps nous les conservons et avec qui nous les partageons.

 

1. DONNÉES D’IDENTIFICATION ET DE CONTACT

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l'entité juridique suivante :

Le Cabinet d'Avocats Crosslaw
Avenue Louise 137, 1050 Bruxelles

Numéro d'entreprise : BE 0712.773.123.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous contacter :

  • par courrier : à l'adresse ci-dessus, en indiquant "Privacy".

  • par courriel : h.vanluchene@crosslaw.be

  • par téléphone : +32 2 41 00 085

2. FINALITÉS

Nous traitons vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs des finalités suivantes :

Gestion des clients

Services juridiques

Respect des lois et règlements applicables à la profession d'avocat

 

Organisation interne et gestion propre

Gestion B2B

Facturation et comptabilité

 

Gestion des litiges

 

Communication et marketing

Bulletins d'information et autres communications commerciales

Site web

Organisation de séminaires et d'événements

 

 

Contrôle d'accès et surveillance par caméra

 

Vous trouverez ci-dessous, pour chaque finalité, quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi nous les traitons, comment nous les obtenons, combien de temps nous les conservons et avec qui nous les partageons :

Gestion des clients

1) Services juridiques

Afin de fournir des services juridiques à nos clients, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse e-mail, numéro de téléphone), vos données d'identification gouvernementales (numéro de carte d'identité, numéro de passeport, numéro de permis de conduire, numéro de pension, plaque d'immatriculation, numéro d'entreprise, numéro de TVA...), vos données et détails financiers (numéro de compte bancaire, mode de paiement), vos caractéristiques personnelles (date de naissance, lieu de naissance, sexe, langue, nationalité), vos données professionnelles (formation et profession) et vos données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions. Nous pouvons également traiter d'autres données à caractère personnel que le client partage avec nous lors du traitement d'une affaire. Dans ce contexte, nous ne traitons pas de données à caractère personnel sensibles (par exemple, des données à caractère personnel révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant votre santé ou des données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle), sauf dans le cadre de la défense des intérêts des clients de crosslaw.

Ces données nous permettent de fournir des conseils juridiques, de rédiger des actes et documents juridiques, de représenter nos clients en justice, en arbitrage ou devant des instances administratives ou similaires, de fournir une assistance dans les négociations et/ou la conclusion de contrats, de fournir une assistance dans la médiation, de fournir une assistance dans les procédures de police ou similaires, d'assumer divers mandats (curateur, médiateur de dettes, administrateur, etc.), de proposer des formations juridiques, etc.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est :

  • En ce qui concerne les clients privés : la conclusion ou l'exécution d'un contrat de prestation de services juridiques (article 6 §1 b) du RGPD ;

  • En ce qui concerne les contacts avec les clients professionnels et les tiers : un intérêt légitime à pouvoir fournir des services juridiques à nos clients (article 6, §1, (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur Vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

Pour la fourniture de services juridiques, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 5 ans maximum, plus une période de vérification d'un an après la conclusion du dossier concerné.

Nous partageons ces données à caractère personnel, le cas échéant, avec les autorités judiciaires et policières (c'est-à-dire les cours et tribunaux, les huissiers de justice, le ministère public et les autorités de police). En outre, nous partageons ces données à caractère personnel, dans le cadre de la défense des intérêts du client, avec le ou les avocats de la partie adverse ou avec la partie adverse lorsque celle-ci agit sans l'assistance d'un avocat ou, si nécessaire, avec un avocat suppléant. Nous partageons également ces données à caractère personnel, le cas échéant, avec des institutions bancaires ou d'assurance. En vertu d'une décision de justice, nous pouvons également être obligés de partager ces données à caractère personnel avec un conseiller technique, un expert ou un mandataire judiciaire (y compris les notaires et les administrateurs judiciaires) désigné par une ordonnance ou un jugement. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur simple demande écrite.

2) Respect des lois et règlements applicables à la profession d'avocat

Afin de nous conformer à la législation et à la réglementation applicables à la profession d'avocat, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), votre numéro de registre national, vos données d'identification délivrées par les autorités (numéro de carte d'identité, numéro de passeport, numéro d'entreprise, numéro de TVA, etc ;) des données financières (transactions effectuées pour ou au nom du client) ; caractéristiques personnelles (date de naissance, lieu de naissance, sexe, langue, nationalité) ; données juridiques (condamnations, litiges en cours) et autres à caractère personnel que vous nous communiquez dans le cadre du traitement de votre dossier.

Ces données nous permettent de remplir nos obligations dans le cadre de la législation relative à la prévention du blanchiment d'argent et à la lutte contre la fraude, et de nous conformer à une décision judiciaire ou administrative ou aux règlements de l'Ordre des Barreaux flamands.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est fondée sur les obligations légales, contenues dans la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la restriction de l'usage de l'argent liquide et la référence éventuelle à d'autres législations/réglementations pertinentes (article 6, §1, (c) RGPD) ; un intérêt légitime à être vigilant contre le blanchiment de capitaux dans le cadre de nos services juridiques (article 6, §1, (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

Afin de respecter les lois et règlements applicables à la profession d'avocat, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période de 5 ans plus une période de vérification d'un an après la fermeture du dossier concerné.

Nous partageons ces données à caractère personnel avec le Bâtonnier. En outre, les tiers avec qui nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur simple demande écrite.

Organisation interne et gestion propre

1) Gestion B2B

Afin de gérer notre cabinet d'avocats dans un environnement B2B, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse e-mail, numéro de téléphone), vos données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement), vos caractéristiques personnelles (sexe, langue) et toute autre information que vous fournissez dans le cadre de la coopération (par exemple, des informations sur la profession et l'emploi).

Ces données nous permettent de conclure des accords avec des fournisseurs/partenaires commerciaux, notamment en comparant les fournisseurs, en demandant des devis et en menant des négociations précontractuelles, en communiquant avec les fournisseurs, en gérant les commandes passées et en organisant le paiement.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est :

  • A l'égard des fournisseurs ou partenaires commerciaux privés : la conclusion et l'exécution d'un contrat en (article 6 § 1 b) du RGPD).

  • En ce qui concerne les fournisseurs professionnels ou les partenaires commerciaux : un intérêt légitime pour organiser notre gestion B2B (article 6, §1, (f) de la RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

Pour notre gestion B2B, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 10 ans maximum, plus une période de vérification d'un an après la fin du contrat.

Nous partageons ces données à caractère personnel, le cas échéant, avec des agences gouvernementales, des banques et des compagnies d'assurance, des comptables et des auditeurs et des conseillers juridiques externes. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur demande écrite.

2) Facturation et comptabilité

Aux fins de la facturation et de nos obligations comptables, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), vos données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) et les services fournis.

Ces données nous permettent d'établir nos factures, de tenir notre comptabilité et de respecter les obligations comptables, notamment l'établissement des états financiers.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel se fonde sur diverses obligations légales, telles que celles contenues dans le code de droit économique (art. I.1 CDE, art. III.82 CDE, art. III.89 CDE et art. III.90 CDE), l'arrêté royal CSA (comptabilité en partie double), le code des sociétés et associations (art. 3:1 WVV) et le code des impôts sur les revenus (art. 320 CIR) (article 6, §1, (c) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur Vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

À des fins de facturation et de comptabilité, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 7 ans maximum, plus une période de vérification d'un an après l'exercice concerné.

Nous partageons ces données à caractère personnel avec notre bureau de comptabilité, les services gouvernementaux, les organismes de sécurité sociale et les compagnies bancaires et d'assurance. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur simple demande écrite.

Gestion des litiges

Pour le règlement de litiges potentiels, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse e-mail, numéro de téléphone), vos données d'identification gouvernementales (numéro de carte d'identité, numéro de passeport, numéro de permis de conduire, numéro de pension, plaque d'immatriculation, ...), des informations sur la profession et l'emploi, des données financières, des données judiciaires et toute autre information pertinente pour le litige (potentiel).

Ces données nous permettent de défendre nos intérêts légitimes dans toutes les formes de règlement des litiges et de les administrer.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est fondée sur l'intérêt légitime de sauvegarder les droits (contractuels et extracontractuels, légaux et autres) de notre cabinet d'avocats (article 6, §1, (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur Vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

Pour nos services de résolution des litiges, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 5 ans après l'expiration du dernier délai de recours (plus longtemps si nécessaire, par exemple, pour respecter des obligations légales) plus une période de vérification d'un an.

Nous partageons ces données à caractère personnel, le cas échéant, avec les autorités gouvernementales, judiciaires et policières, les banques et les compagnies d'assurance, notre bureau de comptabilité, les conseillers juridiques externes, les huissiers de justice et les agences de recouvrement de créances. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur simple demande écrite.

Communication et marketing

1) Bulletins d'information et autres communications commerciales

Afin d'envoyer des bulletins d'information et d'autres communications commerciales, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de la société), adresse électronique, numéro de téléphone).

Ces données nous permettent de vous tenir informés des développements juridiques, de vous informer sur nos produits et services, de vous envoyer notre carte de Noël, etc.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est fondée sur l'intérêt légitime de promouvoir nos produits et services auprès de nos clients (article 6, §1, f) du RGPD). Si vous vous êtes inscrit à notre newsletter, vous recevrez nos communications commerciales car vous avez donné votre consentement (art. 6, §1, a) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur Vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

Aux fins de l'envoi de nos communications commerciales, nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que vous serez l'un de nos clients, c'est-à-dire jusqu'à 5 ans plus une période de vérification d'un an après la clôture du dernier dossier. Vous pouvez bien sûr vous désabonner de nos communications à tout moment. Dans ce cas, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel à cette fin.

Nous partageons ces données à caractère personnel avec les fournisseurs de logiciels que nous utilisons pour envoyer des communications commerciales. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous travaillons est disponible sur demande écrite.

2) Site web

Dans le cadre de notre site web, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse électronique), votre demande de contact et vos données d'identification électroniques (adresse IP et cookies).

Ces informations nous permettent d'optimiser notre site web, d'afficher des publicités en ligne, de répondre à votre demande de contact, etc.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est fondée sur l'intérêt légitime de fournir un site web fonctionnel et convivial et de promouvoir nos produits et services (article 6, §1, (f) du RGPD). Les cookies analytiques, les cookies publicitaires et/ou les cookies de médias sociaux ne seront placés que si vous avez donné votre consentement via le site web (article 6, §1, (a) RGPD). (Pour plus d'informations, voir la déclaration cookies)

Nous obtenons toujours ces données à caractère personnel directement de vous.

Aux fins susmentionnées, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée du cookie concerné (pour plus d'informations, voir la déclaration cookies). Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment. Si vous avez soumis une demande de contact via notre site web, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 5 ans maximum, plus une période de vérification d'un an après la clôture du dossier concerné.

Nous partageons ces données à caractère personnel avec des tiers avec lesquels nous coopérons pour la gestion de notre site web (fournisseurs d'informatique et de logiciels) (pour plus d'informations, voir la déclaration cookies). En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur simple demande écrite.

3) Séminaires et événements

Pour l'organisation de séminaires et d'événements, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique, numéro de téléphone), des informations sur votre profession et votre emploi (poste) et des données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement).

Ces informations nous permettront de vous faire participer à nos formations juridiques, séminaires et autres événements.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel est fondée sur la conclusion ou l'exécution du contrat de participation au séminaire ou à l'événement (article 6, §1, b) du RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée et/ou par l'intermédiaire de tiers. Les données à caractère personnel sont obtenues par des tiers auprès de Vos conseillers (y compris les notaires, avocats et autres conseillers professionnels) et sur Vos instructions, auprès de sources publiques (y compris le Moniteur belge, BCE, et les services gouvernementaux), et auprès de certaines sources privées (y compris les médias sociaux et les bases de données B2B).

Aux fins susmentionnées, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 7 ans maximum, plus une période de vérification d'un an après le séminaire ou l'événement.

Nous partageons ces données à caractère personnel avec les co-organisateurs d'un séminaire et/ou d'un événement et avec les fournisseurs de lieux externes où nous organisons un séminaire et/ou un événement. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur demande écrite.

Contrôle d'accès et surveillance par caméra

Afin d'assurer la sécurité dans nos bureaux, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse électronique et numéro de téléphone), des données sur la profession et le poste (poste, nom de l'entreprise), l'heure de la visite et des enregistrements d'images.

Ces informations nous permettent de garantir la sécurité de nos bureaux, notamment l'enregistrement de nos visiteurs et la surveillance par caméra.

La base juridique du traitement des données à caractère personnel repose sur l'intérêt légitime d'assurer la sécurité de nos employés, visiteurs et bureaux (article 6, § 1, f) RGPD). Le traitement des images de la caméra, indiqué par le pictogramme obligatoire, est basé sur votre consentement conformément à l'article 8, paragraphe 3 1r de la loi réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance du 21/03/2007 (MB 31/05/2007).

Nous obtenons ces données à caractère personnel lorsque vous vous enregistrez à notre réception et grâce aux images de nos caméras de surveillance.

Dans le but de contrôler la sécurité dans nos bureaux, nous conserverons vos informations personnelles pendant un mois maximum, plus une période de vérification de deux semaines après votre visite dans nos bureaux, à moins qu'il ne soit nécessaire de les conserver plus longtemps en tant que preuve d'un crime ou d'une plainte spécifique ou pour identifier un auteur, une victime ou un témoin potentiel.

Nous partageons ces données à caractère personnel, le cas échéant, avec des tiers destinataires, par exemple les autorités judiciaires et policières, les banques et les compagnies d'assurance. En outre, les tiers avec lesquels nous coopérons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données à caractère personnel (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous coopérons est disponible sur demande écrite.

3. SÉCURITÉ

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité de vos données à caractère personnel et les protéger contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés, accidentels ou illégaux.

Nous avons pris les dispositions contractuelles nécessaires avec les tiers avec lesquels nous travaillons et nous ne transférerons pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen sans nous assurer que vos données y bénéficient d'un niveau de protection équivalent.

4. DROITS

Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer les droits suivants :

  • le droit d'accès ou de rectification de vos données à caractère personnel,

  • le droit à l'effacement de vos données à caractère personnel,

  • le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel,

  • le droit d’opposition au traitement de vos données,

  • le droit à la portabilité de vos données,

  • le droit de déposer une plainte si vous estimez que nous n'agissons pas conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données.

Vous pouvez toujours nous contacter pour cela :

  • par courrier : à l'adresse indiquée au début de cette déclaration de confidentialité, en mentionnant "Privacy",

  • par courriel : h.vanluchene@crosslaw.be,

  • par téléphone : +32 2 41 00 085

Nous respectons tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel auxquels vous avez droit en vertu du droit applicable.

Si vous ne souhaitez plus recevoir nos lettres d'information électroniques et si vous voulez mettre fin au traitement de vos données à cette fin, vous pouvez toujours utiliser le lien de désinscription fourni au bas de chaque lettre d'information.

Pour les finalités pour lesquelles la base juridique du traitement des données à caractère personnel est un intérêt légitime, vous pouvez toujours nous demander de plus amples informations sur la mise en balance des intérêts que nous avons effectuée dans ce contexte (pour plus d'informations, voir la rubrique FINALITES).

Pour les finalités pour lesquelles la base juridique du traitement des données à caractère personnel est l'intérêt légitime, vous pouvez à tout moment exercer votre droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel, en indiquant les raisons au regard de votre situation particulière (pour plus d'informations, voir la rubrique FINALITES). Nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel sauf si nous considérons qu'il existe des motifs légitimes impérieux qui l'emportent sur les intérêts, droits et libertés que vous invoquez.

À des fins d'identification, nous pouvons vous demander une copie du recto de votre carte d'identité.

5. MISES À JOUR

La présente déclaration de protection de la vie privée peut être modifiée de temps à autre, dans les limites de la réglementation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez toujours accéder à la version la plus récente sur https://www.crosslaw.be/fr.